Integrasi Email Gmail.dengan Ms. Outlook 2003

Suatu Aplikasi yang digunakan untuk manajemen Email dinamakan dengan e-mail Client, dengan menggunakan aplikasi ini, para pengguna email tidak perlu lagi login dengan membuka website penyedia layanan emailnya untuk mengecek email masuk ataupun mengirim email, cukup dengan menggunakan aplikasi ini, semua hal tadi dapat dilakukan dengan aplikasi ini.

Dipasaran banyak beredar aplikasi Email Client dari yang berbayar sampai yang gratis seperti Outlook Express (bawaan windows XP), MS. Outlook 2003 (terdapat pada Office 2003), Thunderbird (Keluaran Firefox gratis), Pegasus Mail (gratis), IncrediMail XE (gratis)

Agar Aplikasi ini dapat mendownload email dari server penyedia layanan email kita dan dapat mengirim email juga, diperlukan setting khusus untuk mengintegrasikan Aplikasi ini dengan Penyedia layanan email. Tidak semua penyedia layanan email gratis dapat kita integrasikan dengan aplikasi ini, hanya penyedia layanan email yang mendukung POP3 dan SMTP saja yang bisa kita integrasikan.

Salah satu layanan email gratis yang mendukung dan menyediakan layanan POP3 dan SMTP adalah gmail (layanan email gratis dari google.com). untuk email Yahoo yang masih gratis mungkin bisa menggunakan yahoo.co.id (Yahoo Indonesia), Yahoo.com.sg (singapura) sedangkan Yahoo.com kita harus membayar untuk bisa memakai fasilitas ini.

Pada tutorial kali ini akan saya jelaskan cara menintegrasikan Email Gmail dengan Aplikasi Ms. Outlook 2003, Untuk aplikasi dan email lainnya lainnya akan saya jelaskan pada tutorial selanjutnya.

Terlebih dahulu anda harus menginstal Program Ms. Outlook 2003 (bila belum ada dikomputer) (terdapat pada CD Office 2003) dan harus sudah terdaftar dan mempunyai account email di gmail, jika belum punya email silakan daftar/sigup di sini Setelah Aplikasi Outlook 2003 sudah di install dan telah mempunyai account email gmail ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk mengintegrasikan gmail dengan Ms. Outlook 2003

A. Pengaturan di account email gmail

• buka www.gmail.com login menggunakan ID/user name dan password anda.
• Setelah masuk ke halaman email gmail, Klik menu “Setting” (biasanya menu ini terdapat di atas sebelah kanan dari halaman email gmail)
• Setelah itu akan muncul halaman “Mail Setting” yang terdapat banyak tab, pilih dan klik tab “Forwarding and POP”
• Setelah Tab “Forwarding and POP” terbuka terlihat 3 jenis pengaturan yaitu “Forwarding”, “POP Download”, dan “IMAP Acces”
• untuk “Forwarding” dan “IMAP Acces” jangan diubah apa-apa biarkan nilainya seperti itu, yang kita ubah dan kita atur ulang adalah pada pengaturan “POP Download”
• Pada Pengaturan “POP Download” beri tanda Tik pada Pilihan “Enable POP for all mail (even mail that's already been downloaded) atau bisa juga Beri tanda Tik pada pilihan ke dua “Enable POP only for mail that arrives from now on (untuk setting yang lain tinggalkan saja)
• Setelah itu tinggal klik “Save Changes” maka telah selasai kita melakukan pengaturan di Account gmail. Tutup gmail anda dan sekarang akan kita atur pada Aplikasi Email-Client kita yaitu Outlook 2003

B. Pengaturan pada Ms Outlook 2003

• Buka Ms. Outlook 2003
• Jika membuka Outlook 2003 pertama kali setelah di instal maka akan langsung muncul kotak Email account, pilih dan beri tanda Tik pada “Add a new e-mail account”, dan click Next
• Pada kotak selanjutnya kita jumpai “Server Type” Pilih dan beri tanda Tik pada Pilihan “POP3” kemudian klik Next
• Selanjutnya akan kita jumpai kotak “Internet E-mail Setting (POP3)” yang didalamnya terdapat beberapa informasi yang wajib kita isi yaitu:

• User Information yang terdiri atas

Your Name: Isi dengan nama anda (nama ini akan muncul sebagai nama pengirim pada saat anda mengirim Email)
Email Address: Isi dengan alamat email gmail anda secara lengkap contoh : username@gmail.com

• Server Information
Incoming mail server (POP3): pop.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com

• Logon Information
User Name: isi dengan User name/ ID email gmail anda (Biasanya otomatis terisi)
Password: Isikan password email anda
Beri tanda centang pada pilihan “Remember Password”

• Kemudian Pilih “More Setting” (biasanya terdapat di bawah sebelah kanan) maka akan muncul kotak “Internet E-Mail Setting” yang terdiri dari beberapa Tab
• Pilih Tab yang kedua “Outgoing Server” pada pilihan yang muncul, beri tanda centang pada “My outgoing server (SMTP) requires authentication” dan pilih serta beri tanda Tik pada “Use same settings as my incoming mail server” (pilihan yang lain tinggalkan saja)

• Pindah dan pilih Tab keempat “Advanced” didalamnya terdapat beberapa informasi yang wajib kita isi yaitu:

• Incoming Server (POP3) : 995
• Beri tanda centang pada “This server requires an encrypted connection (SSL)”
• Outgoing Server (SMTP) : 465
• Beri tanda centang pada “This server requires an encrypted connection (SSL)”
• Server Timeouts : atur nilainya > 1 menit
• Klik OK

• Kita kembali pada kotak awal tadi “E-mail Account” Klik Next dan terakhir Klik Finish. Maka telah selesai pengaturan yang kita buat pada Outlook 2003
• Setelah melakukan Integrasi gmail dengan Outlook 2003 sekarang akan saya jelaskan cara menggunakan Outlook 2003 supaya aplikasi ini bisa digunakan untuk menerima email masuk dan mengirim email. Pastikan Koneksi Internet anda sudah Aktif.

A. Cara Mendownload email yang masuk ke Outlook 2003

• Setelah koneksi Internet aktif, Buka Aplikasi Ms Outlook 2003
• Setlelah muncul tampilan halaman Ms. Outlook 2003, Ambil menu Tool > Send/Receive > Send Receive All (atau tekan F9) maka secara otomatis Outlook 2003 akan mendownload semua email yang masuk ke gmail anda. Tunggu hingga proses Download selesai, (lama waktu proses download email tergantung pada kecepatan koneksi internet anda dan Jumlah Email yang masuk).
• Bila Proses Download sudah selesai, maka jika ada email yang masuk dapat anda lihat pada Kotak Inbox (terdapat disebelah kiri pada halaman Outlook 2003)
• Setelah memilih Kotak Inbox maka judul-judul email yang masuk terlihat pada jendela sebelah kanan (Email dengan judul yang bercetak tebal merupakan email yang baru masuk dan belum dibaca)
• Sebelum membaca email agar lebih mudah kita membacanya, sebaiknya kita setting dulu pengaturan tampilannnya. Ambil menu View > Reading Pane > Pilih Right (tampilan isi dari email berada disebelah kanan) atau Pilih Bottom (tampilan isi dari email berada di bawah)
• setelah mengatur tampilannnya, Untuk membaca email yang masuk tinggal anda klik atau pilih saja Judul email yang masuk dan isinya akan tampil disamping atau dibawah tergantung pengaturan tampilan yang anda atur

B. Cara mengirim email

• Untuk mengirim email baru, Pilih Menu File > New > mail Message ( atau Ctrl + N) lalu akan muncul jendela/halaman baru
• Isi alamat email yang dituju pada kotak To, lalu jika ada mengirim copy email isi juga alamat email pada kotak CC (jika tidak ada kosongkan saja) dan judul Email pada Kotak Subject
• Ketik isi email pada halaman dibawahnya, jika ingin menambah Attachment berupa File atau gambar, atau lainnya bisa diambil pada menu Insert > Picture > From File (menambah gambar) atau Insert > File (menambah file) sebagai attachment
• Setelah selesai tinggal kita kirim dengan cara Klik Ikon “Send” (biasanya terletak pada Toolbar bagian atas sebelah kiri) tunggu hingga Outlook selesai mengirim email kita (Pastikan koneksi internet aktif /sudah terhubung)
• Untuk mengirim email sebagai Reply dan Forward, tinggal pilih saja judul email yang akan di Reply atau di Forward, lalu klik kanan dan pilih Pilihan Reply atau pun Forward tergantung keinginan anda. Cara selanjutnya sama dengan cara mengirim email baru seperti diatas.
• Untuk pengaturan lainnya dapat anda coba-coba sendiri

Semoga bermanfaat

Sumber : Gmail Help Center